Contoh Pengendalian Dokumen – Sesuai ISO 9001 – 2008

1.       TUJUAN

1.1     Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tersedia bagi personil yang memerlukan.

1.2     Untuk mengatur penyusunan, distribusi dan cara memelihara dokumen.

1.3     Untuk mengatur penarikan dan pemusnahan dokumen yang berhubungan dengan sistem mutu.

2.       RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup pengendalian terhadap seluruh dokumen, termasuk dokumen eksternal; yaitu persyaratan perundangan, persyaratan pelanggan spesifikasi yang mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan perusahaan dan dipersyaratkan oleh Sistem Mutu. Jenis dokumen dapat dalam bentuk tercetak (hardcopy) maupun tidak tercetak (media elektronik/magnetik/software).

3.       REFERENSI

3.1     Manual Mutu Perusahaan  

3.2     ISO 9001 : 2008 klausul 4.2.3

4.       DEFINISI

·               Dokumen Mutu

Meliputi Manual Mutu (MM), Prosedur Mutu (PM), Instruksi Kerja (IK), Formulir (FM), Rencana Mutu (RM), Flow Chart (FC), Tugas dan Tanggung jawab (TJ), Dokumen (DO) dan Standar Operational (SO).

 ·               Dokumen Terkendali

Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan memastikan dokumen dan data  yang lama telah ditarik.

 ·               Dokumen tidak Terkendali

Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang tidak/belum ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi pada dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan juga untuk menarik dokumen dan data yang lama.

 ·               SEKRETARIAT ISO

Sekretariat ISO yang dibentuk berdasarkan SK Direksi sebagai Document Control Center (DCC) atau Pusat pengendalian dokumen dengan tujuan mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan administrative Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Perusahaan

 ·               Manager

Kepala Departemen

 ·               MR

Management Representative (Wakil managemen)

 ·               Tanggal Disetujui

Sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang bersangkutan

 ·               Unit Kerja (UK)

Merupakan Departemen Bagian dan sub bagian yang berada di perusahaan sesuai dengan struktur organisasi perusahaan

5.       PENANGGUNG JAWAB........

... Selengkapnya - Contoh Pengendalian Dokumen – Sesuai ISO 9001 – 2008...

....Yang lain tentang ISO 9001 - 2008....

...

Contoh Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan sesuai ISO 9001 – 2008

1. TUJUAN :
Untuk mengatur penanganan keluhan Pelanggan agar dapat tercapai penyelesaian masalah secara tepat dan cepat dalam upaya mencapai tindakan perbaikan dan pencegahan yang efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP :
Prosedur ini diterapkan dalam aktivitas penanganan keluhan Pelanggan berupa identifikasi keluhan, pencarian alternatif solusi, pemilihan solusi, penerapan solusi dan penyelesaian keluhan yang terkait dengan bidang pekerjaan Biro/Bagian terkait atau perusahaan secara menyeluruh.

REFERENSI  :

3.1       Manual Mutu Perusahaan
3.2       ISO 9001 : 2008 klausul 8.5.2

4.  DEFINISI
Keluhan : Adalah saran dan masukan berupa kritikan dan atau keberatan yang disampaikan secara lisan ataupun tertulis dari pihak eksternal maupun internal perusahaan mengenai kinerja yang dihasilkan oleh Perusahaan

Kinerja :  Suatu hasil pencapaian (performance) dari suatu pekerjaan yang dapat diukur dan dibandingkan.

5.  PENANGGUNG JAWAB
Kabag Marketing
PIC Terkait

6. RINCIAN PROSEDUR
6.1.      Menyampaikan keluhan secara lisan (via telepon/datang langsung) atau secara tertulis (via surat atau media masa mengenai keluhan pembaca) kepada kantor Perusahaan.
6.2.      Pihak Marketing akan melakukan langkah berikut :
Jika keluhan disampaikan Pelanggan secara  Langsung,  maka Terima Pelanggan dengan baik, tanyakan identitas, maksud dan tujuannya  terlebih dahulu serta persilakan duduk di ruang tunggu kemudian beritahukan hal tersebut kepada Marketing dan PIC terkait agar dapat segera ditangani.
Jika keluhan disampaikan Pelanggan melalui telepon, maka Terima telepon dari Pelanggan dengan baik tanyakan identitas, maksud dan tujuannya terlebih dahulu dan informasikan keluhan tersebut kepada Dept terkait agar dapat segera ditangani........

........Selengkapnya....Contoh Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan sesuai ISO 9001 – 2008

.

Contoh Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan sesuai ISO 9001 – 2008

1. TUJUAN

Mengetahui tingkat kepuasan pelanggan dan memastikan tingkat kepuasan pelanggan meningkat.

2. RUANG LINGKUP

Meliputi aktivitas penentuan standar pelayanan, melakukan survey ke pelanggan, analisa dan tindakan perbaikan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. REFERENSI

3.1         Manual Mutu Perusahaan

3.2         ISO 9001 : 2008 klausul  8.2.1  (Pemantauan Kepuasan Pelanggan)

4. DEFINISI

• Survei

Mengumpulkan informasi aktual dan signifikan mengenai ekspektasi dan persepsi pelanggan terhadap hal-hal yang dianggap fokus analisa sebagai dasar tindakan perbaikan atau perubahan untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang telah menimbulkan ketidakpuasan pelanggan.

• Kepuasan Pelanggan

Persepsi pelanggan tentang tingkat pemenuhan persyaratan pelanggan

5. PENANGGUNG JAWAB.

5.1     Kabag Marketing, bertanggung jawab melakukan pelayanan baku terhadap pelanggan

5.2     MR (Management Representative/ Wakil Manajemen) dan Seluruh departemen yang terkait bertanggung jawab untuk menindak lanjuti hasil dari pelayan baku terhadap pelanggan.

5.3     Sekretariat ISO bertanggung jawab untuk mengendalikan dan menyimpan hasil Survei ke pelanggan.

6. PROSEDUR

6.1     Melakukan Pelayanan baku bagian pemasaran  ke pelanggan dan  memberikan daftar periksa survey kepuasan pelanggan, yang  berisi :

• Masukan pelanggan
• Strategi perusahaan

6.2     Melaksanakan aktivitas sesuai layanan baku pemasaran :.............

.........Selengkapnya.... Contoh Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan sesuai ISO 9001 – 2008

.